Il software e/impresa per la gestione documentale permette di dematerializzare tutti i documenti cartacei utili all’attività aziendale.
La soluzione è in grado di recuperare tutti i documenti (fatture, ordini, offerte, disegni, sal, ecc.) di una commessa o di un certo ordine, senza perdite di tempo e con la certezza di trovare tutto.

L’uso di un software per la gestione documentale ormai è diventato fondamentale anche in funzione delle normative più recenti, come la fatturazione elettronica che rendono obbligatorio svincolarsi dalla carta.

 

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

E/DMS è il software per la gestione documentale di ESA Software. Permette di dematerializzare tutti i documenti, sia del ciclo attivo, che passivo, ma anche tutti i documenti interni. Inoltre permette di indicizzarli e legarli tra di loro in modo tale da poter avere sempre la situazione sotto controllo. I documenti gestiti dalla soluzione possono essere:

• generati da e/impresa e da tutti i software ESA,
• in formato elettronico come mail o documenti di office
  (direttamente dal documento stesso, senza fare ulteriori azioni),
• in formato cartaceo (come fatture passive, preventivi, ecc.). Questi possono essere scannerizzati e archiviati.

Per le diverse tipologie, si possono creare dei tag di ricerca, che permetteranno in un secondo momento di ricercare i documenti rapidamente. Inoltre si possono associare in faldoni creando così delle vere e proprie pratiche che raccolgono tutti i documenti inerenti a quel cliente o a quella commessa.

CMS

Il software CMS (content management system) permette di creare un’area web in cui pubblicare dei documenti attingendo al sistema documentale rendendoli fruibili da terze parti (clienti, fornitori, agenti, dipendenti, prospect, ecc.), evitando così l’utilizzo di strumenti non strutturati come email o chiavette.

La pubblicazione è guidata da livelli di sicurezza e di autenticazione che fanno si che ognuno veda solo quello che è stato autorizzato a vedere. Tra i principali vantaggi ci sono:

• la pubblicazione automatica dei documenti in uno spazio web condiviso,
• il controllo degli accessi e delle modifiche ai documenti,
• la possibilità di aggiornare i documenti online,
• l’interazione strutturata di terze parti con la mia azienda.

Nella soluzione CMS, essendo parte di E/DMS, basterà un click per definire cosa pubblicare.
Ad esempio una volta emessa una fattura, potrei pubblicarla e mandare una comunicazione automatica al mio cliente indicandogli la presenza di nuovi documenti. Lui potrà accedere e vedere e scaricare la fattura in tempo reale. Oppure in una azienda di produzione in cui vi siano dei contolavoristi, si potrebbero pubblicare i disegni e le sue revisioni, in modo tale che il fornitore abbia sempre a disposizione l’ultima revisione senza dover ogni volta controllare l’allineamento tra le due aziende.

Se desideri saperne di più, vai alla pagina dedicata a E/DMS!