Digitalizzazione dei documenti aziendali: perché è fondamentale e come iniziare
La digitalizzazione dei documenti aziendali consente di eliminare l’uso della carta, velocizzare la ricerca delle informazioni e ottimizzare i flussi di lavoro. L’impiego di software per la conservazione digitale semplifica l’intero processo. Strumenti di questo tipo permettono di acquisire, archiviare e gestire in formato elettronico ogni documento aziendale — in entrata, in uscita e generato internamente — garantendo accessibilità immediata e condivisione rapida.
Dematerializzazione dei documenti aziendali: perché serve davvero
L’adozione di software DMS (Document Management System) consente di velocizzare l’intero processo documentale, offrendo vantaggi concreti in termini di gestione e accessibilità. La conservazione digitale dei documenti permette di ottimizzare:
- l’accesso, l’archiviazione e la condivisione delle informazioni, riducendo drasticamente i tempi di ricerca;
- i costi legati all’uso di carta e materiali di stampa, con un impatto diretto sul budget aziendale;
- la sicurezza dei dati, grazie a sistemi di crittografia e gestione degli accessi che minimizzano il rischio di perdita o furto di informazioni sensibili;
- la sostenibilità ambientale, in linea con i principi dell’Industria 5.0 e con le politiche ESG;
- la collaborazione tra team e reparti, grazie alla possibilità di lavorare simultaneamente sugli stessi documenti;
- l’automazione dei processi aziendali, attraverso tecnologie come l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e l’integrazione con altri sistemi gestionali.
Come creare un archivio digitale in azienda
La conversione dei documenti cartacei in formato digitale rappresenta soltanto il primo passo verso una gestione documentale realmente efficiente. La fase iniziale richiede l’intervento umano per raccogliere, ordinare e digitalizzare i documenti tramite scansione.
Una volta completata la digitalizzazione, risulta fondamentale organizzare i file in modo strutturato. I software di conservazione digitale entrano in gioco proprio in questa fase, offrendo funzionalità avanzate per classificare, etichettare e proteggere i documenti. L’archiviazione non si limita alla semplice memorizzazione: ogni file viene gestito secondo criteri di sicurezza, con accessi differenziati su più livelli.
Prima di avviare un processo di dematerializzazione, risulta essenziale formare il personale e stabilire una gerarchia di priorità, così da mettere in sicurezza i documenti più critici o frequentemente utilizzati.
La scelta del software di conservazione documentale è un passaggio chiave. Una soluzione efficace deve supportare sia la conversione dei documenti cartacei, sia la creazione e gestione di documenti digitali nativi, garantendo continuità e scalabilità nel tempo.
La digitalizzazione dei documenti aziendali con il DMS TeamSystem
Archiviazione, scansione digitale, storicizzazione dei documenti e automazione: queste sono alcune delle funzioni imprescindibili di un software di digitalizzazione dei documenti aziendali che possono accompagnare l’azienda verso la dematerializzazione dei documenti e il miglioramento dell’efficienza.
È per questo motivo che TeamSystem ha incluso ognuna di queste funzionalità – e molte altre – nel suo software DMS. Con il software di gestione documentale, l’azienda ha a disposizione tutto ciò che serve per convertire l’archivio e organizzarlo per ridurre le tempistiche di ricerca e consultazione.
Cosa permette di fare il DMS TeamSystem
- archiviare documenti digitali in categorie specifiche (contratti, fatture, report, ecc.) per una facile organizzazione e un rapido recupero, migliorando l’efficienza nella gestione dei documenti;
- conservare i documenti in conformità con le normative legali vigenti;
- scansionare e, dunque, convertire documenti cartacei in formato digitale. Utilizzando tecnologie OCR, il testo nei documenti scansionati può essere indicizzato e reso ricercabile;
- creare documenti direttamente in formato digitale, eliminando la necessità di carta e integrandosi con altri strumenti di produttività aziendale per una gestione fluida dei documenti;
- storicizzare i documenti, ovvero conservarli in versioni multiple per tracciare e mantenere una cronologia delle modifiche effettuate nel tempo;
- classificare i documenti utilizzando metadati, tag e categorie per consentire una ricerca veloce e precisa, per migliorare l’accessibilità e ridurre il tempo speso nella ricerca di informazioni;
- creare workflow grafici per automatizzare i processi aziendali, con flussi predefiniti che assicurano che i processi siano seguiti correttamente e in modo efficiente;
- inviare notifiche via email per informare gli utenti di azioni richieste, aggiornamenti sui documenti o cambiamenti nei flussi di lavoro per assicurare che tutti siano aggiornati e che i processi procedano senza intoppi.
Come tutti i prodotti TeamSystem, anche il software di gestione documentale è intuitivo e semplice da utilizzare. Una caratteristica essenziale, specialmente se si considera che l’implementazione di uno strumento di questo tipo richiede al personale l’acquisizione di competenze tecniche durante la fase di conversione e archiviazione dei documenti.
Inoltre, con TeamSystem Enterprise, l’ERP TeamSystem, l’azienda ha a diposizione un gestionale completo per tenere sotto controllo tutti i processi e affrontare con serenità la trasformazione digitale.
Scopri cosa puoi fare con il software TeamSystem DMS
